U bent nu hier:

FAQ: Aan- en afmelden

Waarom moet mijn patiëntenbestand in de ION-database?

Sinds 1 januari 2009 is de ION-database leidend voor de zorgverzekeraars. Dat houdt in dat zorgverzekeraars vanaf dat moment bij dubbele declaratie verplicht zijn om de inschrijftarieven uit te betalen aan de huisarts aan wie de betreffende patiënt in de ION-database is gekoppeld. In geval van twijfel of onduidelijkheid hoeft u hen dan als bewijs geen formulieren meer te sturen die ondertekend zijn door de patiënt. U kunt aan de hand van de gegevens van de database aantonen dat afwijzing onterecht is.
Bovendien voorziet de database erin dat u bericht krijgt als een van uw patiënten verhuist zonder dat door te geven en een andere huisarts ‘uw’ patiënt inschrijft. Hoe meer mensen in de database staan, hoe soepeler dit zal verlopen en hoe minder discussies er over inschrijfgelden tussen huisartsen en verzekeraars plaatsvinden.
Daar komt nog bij dat als alle huisartsen hun patiënten invoeren in de ION-database, duidelijk wordt hoeveel mensen niet staan ingeschreven bij een huisarts. Dan kunnen we uitrekenen hoeveel inschrijfgelden de Nederlandse huisartsen jaarlijks mislopen.

Terug naar boven

Hoe kan ik mijn bestand geschikt maken om aan de ION-database aan te bieden?

Om uw patiënten aan te kunnen melden bij de ION-database heeft u eerst de BSN’s van al uw patiënten nodig. Als u die heeft dan kunt u de patiënten aanmelden in de ION-database.
Let op: op dit moment kunnen alleen patiënten die verzekerd zijn èn waarvan u het BSN heeft, worden aangemeld.

Terug naar boven

Hoe kan ik aan juiste burgerservicenummers (BSN’s) van mijn patiënten komen?

Door de COV uit te voeren worden de geverifieerde BSN’s meegezonden. Deze zijn afkomstig uit de bestanden van VECOZO. U kunt ook BSN’s van patiënten handmatig controleren via de website van de SBV-z (www.sbv-z.nl). In dat gevallene u een UZI-pas nodig.
De LHV heeft een speciale website ingericht om u te helpen bij het op de juiste manier verkrijgen van BSN’s van uw patiënten. Zie de LHV-website (www.lhv.nl). Daar logt u eerst in, daarna vindt u rechts op het scherm: direct naar BSN.
Let op: het koppelen van de juiste BSN aan de juiste patiënt is belangrijk en vergt soms een goede visuele controle.

Terug naar boven

Hoe kan ik de ION-database vullen?

De eerste keer kunt u de database in één keer vullen met uw bestand van actieve patiënten, de zogenoemde initiële vulling. Ter ondersteuning daarvoor hebben de HISsen een eigen ION-module of gebruiken de VIP ION-module (van de firma Calculus). Als u daarbij hulp nodig heeft, neem dan contact met ons op!
Let op: op dit moment kunnen alleen patiënten die een BSN hebben èn verzekerd zijn, worden aangemeld voor de ION-database. Hoogstwaarschijnlijk kunnen in de loop van 2010 ook de andere categorieën patiënten (wel BSN en niet verzekerd; geen BSN en wel verzekerd; geen BSN en niet verzekerd) worden aangemeld. Daarover wordt u te zijner tijd geïnformeerd.
Individuele patiënten kunt u aanmelden met dezelfde software, of handmatig via de VECOZO-website (www.vecozo.nl).

Terug naar boven

Met welke AGB-code moet ik mijn patiënten aanmelden?

De zorgverzekeraars adviseren om zo veel mogelijk op zorgverleners-AGB-code in te schrijven en te declareren. Het op persoonlijke AGB-code registreren en op praktijkcode declareren kan leiden tot vertraagde afhandeling omdat de relatie tussen praktijk en zorgverlener dan eerst moet worden vastgesteld. Zorgverzekeraars hebben doorgaans alleen contracten op basis van de individuele zorgverlenerscode afgesloten.
Het is wel mogelijk om patiënten op de praktijk- of instellingscode aan te melden.
Let op: als u via de website van VECOZO direct een patiënt aanmeldt dan zal de AGB van uw VECOZO-certificaat worden gebruikt.
Het is belangrijk om binnen uw praktijk goed af te spreken welke AGB-code wordt gebruikt voor het aanmelden van patiënten. Als uw patiënten met verschillende AGB-codes worden aangemeld, kan het zijn dat u in uw overzicht patiënten ‘kwijt’ bent, want er wordt maar op één AGB-code gezocht.
Praktijken met meerdere zorgverleners waar op één AGB-code wordt gedeclareerd, kunnen het beste alle patiënten via de ION-module op dezelfde zorgverleners- of praktijk-AGB-code zetten. Binnen het HIS kunnen de patiënten gewoon gekoppeld blijven aan hun eigen huisarts.

Terug naar boven

Wat gebeurt er als ik mijn patiënten op mijn persoonlijke AGB-code en op mijn prakijk-AGB-code heb aangemeld?

Patiënten worden dan op een van de twee AGB-codes ingeschreven. Staat een patiënt al ingeschreven op de ene AGB-code dan wordt deze veranderd in de andere AGB-code want ook dan geldt aanmelden is afmelden. Vandaar het advies om binnen praktijk of gezondheidscentrum goede afspraken te maken over de AGB-codes die worden gebruikt voor de ION-database.

Terug naar boven

Wat moet ik doen als mijn AGB-code wijzigt?

Als de AGB-code wijzigt kunt u alle patiënten opnieuw aanmelden met de nieuwe AGB-code. Allen worden dan automatisch overgeschreven zoals dat ook gebeurt bij een verhuizing. Dit kan eenvoudig via de VIP ION-module of ION-module van uw HIS. U ontvangt dan wel voor alle patiënten automatisch wijzigingsberichten per e-mail. Eventueel kunt u eerst alle patiënten afmelden op de oude en dan aanmelden op de nieuwe AGB-code maar beide methodes geven per saldo hetzelfde resultaat.
Ook als de praktijk wordt voortgezet door een opvolger, kan dezelfde procedure worden gevolgd als bij een verhuizing. Als de patiënten op een zorgverleners-AGB-code zijn ingeschreven kunnen zij allemaal met een nieuwe AGB-code worden aangemeld. Als het patiëntenbestand op de praktijk-AGB-code staat ingeschreven en deze blijft van kracht dan hoeft er niets gedaan te worden.

Terug naar boven

Hoe houd je het bestand in de ION-database up to date?

Met de VIP ION-module kunt u niet alleen de initiële vulling doen maar ook het bestand van de patiënten die op uw naam zijn ingeschreven up-to-date houden.
Dat gaat op de volgende manier:
1. U leest een nieuw patiëntenbestand in.
2. U draait een COV-controle.
3. Als u daarna de batchcontrole van ION doet, kan het VIP-programma uw patiëntenbestand vergelijken met de patiënten die al in de ION-database staan. Uw nieuwe (aan te melden) patiënten komen dan in het scherm aanmelden te staan en de af te melden patiënten in het scherm afmelden.
4. U hoeft dan alleen maar op de juiste knop te klikken en u hebt al uw eigen patiënten weer op uw naam staan.
Ook met de ION-modules van de diverse HISsen kunt u patiënten aan- en afmelden. Raadpleeg de handleiding voor de juiste werkwijze.
Het is vanaf 1 januari 2009 belangrijk dat u patiënten aan- en afmeldt voordat u uw inschrijftarieven declareert.
Sinds 1 november 2008 geldt in de ION-database het principe van ‘nieuw aanmelden is gelijktijdig afmelden bij de oude huisarts’. De oude huisarts krijgt in dat geval automatisch een melding van uitschrijving waarbij de datum van afmelding de dag voor de datum van aanmelding wordt.
Let op! Om onzuivere declaraties voor inschrijftarieven te voorkomen, is aan- en afmelden NIET mogelijk tijdens de laatste twee dagen van het lopende kwartaal en de eerste drie dagen van het nieuwe kwartaal. Mutaties worden wel geaccepteerd maar pas op de vierde dag van het nieuwe kwartaal verwerkt. De aanmelding van nieuwe patiënten die nog niet in de ION-database staan, worden wel meteen verwerkt.

Terug naar boven

Waarom leidt een aanmelding meteen tot een afmelding?

Het systeem aanmelden is afmelden is in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat elke patiënt in de ION-database slechts aan één huisarts kan worden gekoppeld.
Het over en weer steeds opnieuw aanmelden van dezelfde patiënt door twee verschillende huisartsen zonder nader overleg, het pingpongen, is een ongewenste situatie en kan uiteindelijk leiden tot een blokkade van de patiënt.
Deze wordt pas opgeheven als uit een schriftelijke verklaring blijkt bij welke huisarts de patiënt ingeschreven wenst te staan.
Het is uiteraard de bedoeling om gepingpong te voorkomen. Dat betekent dat huisartsen bij onduidelijkheid over de inschrijving van een patiënt onderling overleggen en de uitkomst daarvan doorvoeren in hun HIS voordat ze opnieuw gaan aanmelden.

Terug naar boven

Waarom krijg ik voor elke mutatie twee e-mailberichten?

In deze fase kunnen we helaas het ontvangen van dubbele e-mailberichten niet voorkomen. Dit hangt samen met het feit dat niet alle huisartsen of bij het certificaat of bij de contactpersoon een e-mailadres hebben opgegeven. Om toch iedereen te kunnen bereiken sturen we voorlopig de mutatiemeldingen standaard naar beide e-mailadressen.
In de toekomst kunnen huisartsen binnen ION een eigen e-mailadres definiëren.

Terug naar boven

Hoe kan ik een patiënt aanmelden?

U kunt een patiënt op een eenvoudige manier aanmelden. Daarvoor kiest u de volgende route:
1. www.vecozo.nl
2. Inloggen als zorgverlener
3. Toepassingen
4. ION
5. Kies Aanmelden patiënt.

Terug naar boven

Wat betekent de foutcode 102?

Code 102 = Niet gevonden, niet alle zorgverzekeraars konden worden geraadpleegd. Aanmelden is niet mogelijk.Meestal duidt dit op overbelaste lijnen bij VECOZO Dan zijn er vermoedelijk veel praktijken tegelijk bezig met aanmelden bij de ION-database en het doen van COV-controles.
Het beste kunt u deze patiënten op een later tijdstip opnieuw aanmelden. De kans is groot dat het dan wel goed gaat.

Terug naar boven

Hoe kan ik een patiënt afmelden?

U kunt een patiënt afmelden door deze te zoeken in uw ION-bestand. Daarvoor kiest u de volgende route:
1. www.vecozo.nl
2. Inloggen als zorgverlener
3. Toepassingen
4. ION
5. Kies Zoeken
U selecteert de betreffende patiënt en ziet links onderaan de functie Afmelden.

Terug naar boven

Wat gebeurt er met een patiënt als een andere huisarts deze ook claimt?

Sinds 1 november 2008 geldt aanmelden is afmelden. Met andere woorden een door u aangemelde patiënt wordt automatisch afgemeld bij de huisarts die tot dat moment aan haar of hem was gekoppeld in de database. De Stichting ION bewaakt of er niet over en weer steeds dezelfde patiënt wordt geclaimd door verschillende huisartsen – het zogenoemde pingpongen. Als dat wel het geval is, wordt deze patiënt geblokkeerd. Deze blokkade wordt pas opgeheven als uit een schriftelijke verklaring blijkt bij welke huisarts de patiënt ingeschreven wenst te staan.

Terug naar boven

Het lukt me niet om een patiënt die vandaag door een andere huisarts is aangemeld en bij mij is afgemeld, opnieuw aan te melden. Hoe kan dat?

Patiënten kunnen niet voor de tweede keer op dezelfde dag worden aangemeld in de ION-database als daar al een actieve relatie bestaat. Een patiënt wordt namelijk op de dag van aanmelding ingeschreven bij de nieuwe huisarts en de voorgaande dag uitgeschreven bij de voormalige huisarts. Dat kan niet als de datum van aanmelding dezelfde is als de datum van afmelding. Via de software vindt deze datumcontrole plaats.
Patiënten kunnen slechts een actieve relatie hebben met één huisarts. Daarom is het niet mogelijk om patiënten als er al een actieve relatie bestaat in de ION-database, op een datum in verleden of toekomst aan te melden.
Daarom luidt het advies om nieuwe patiënten direct in te schrijven.
U kunt dat voor individuele patiënten dagelijks doen via de VECOZO-website. U kunt er ook voor kiezen om dat een keer per week batch-gewijs te doen via de ION-software van uw HIS of VIP Calculus. Kies dan altijd voor de actuele datum.
Let op! Verwerk uw aanmeldingen voordat het kwartaal ten einde loopt. Om onzuivere declaraties voor inschrijftarieven te voorkomen, is aan- en afmelden NIET mogelijk tijdens de laatste twee dagen van het lopende kwartaal en de eerste drie dagen van het nieuwe kwartaal. Mutaties worden wel geaccepteerd maar pas op de vierde dag van het nieuwe kwartaal verwerkt. De aanmelding van nieuwe patiënten die nog niet in de ION-database staan, worden wel meteen verwerkt.

Terug naar boven

Hoe werkt de VIP ION-module?

Met VIP ION-module kunt u gemakkelijk patiënten aanmelden en uw patiëntenbestand in de database controleren. Uit uw HIS spoelt u een VZ31-bestand uit met uw actieve patiënten. De ION-module leest dit bestand in en voert online (buiten uw HIS om) een batch-controle uit bij VECOZO op verzekeringsrecht (COV) en de aanwezigheid van geldige burgerservicenummers (BSN’s).
Daarna krijgt u twee lijsten met patiënten. Een van de mensen die aan beide criteria (verzekerd èn BSN) voldoen en een met de afgekeurde patiënten, bijvoorbeeld omdat ze geen geldig BSN hebben en/of niet verzekerd zijn.
Met een druk op de knop kunt u alle patiënten die aan de eisen voldoen aanmelden bij de ION-database. Daarbij wordt meteen gecontroleerd of deze mensen al of niet voorkomen in de database.
U moet het bestand met afgekeurde patiënten controleren en corrigeren.
Dit proces van batch-controle kunt zo vaak herhalen als u wilt. De module controleert elke keer welke patiënten nog moeten worden aangemeld.
Let op: blijf wel steeds de juiste AGB-code gebruiken voor controle van uw bestand en het aan- en afmelden van patiënten. Het gebruik van de zorgverleners-AGB-code en praktijk-AGB-code door elkaar leidt ongewild tot splitsing van uw patiënten over de verschillende codes. Dat kan ook bij de declaratiecontrole vertraging opleveren. Gebruik zo veel mogelijk de AGB-code die u ook gebruikt voor de declaraties. De zorgverzekeraars adviseren zo veel mogelijk op zorgverleners-AGB-code te declareren.

Terug naar boven

Hoe kan ik mijn e-mailadressen wijzigen?

Uw huidige e-mailadressen kunt u controleren via de VECOZO-website, www.vecozo.nl.
1. Inloggen als zorgverlener
2. Toepassingen
3. Mijn VECOZO
4. Mijn Certificaatgegevens of Mijn Instantiegegevens.
De ingevoerde e-mailadressen bij Certificaatgegevens en Instantiegegevens worden allebei gebruikt om mutaties door te geven.
Het e-mailadres van Certificaatgegevens kunt u zelfdirect wijzigen via de website. U zou er tijdelijk voor kunnen kiezen om dit adres leeg te laten zodat u mutaties alleen op het andere e-mailadres ontvangt.
Het e-mailadres van Instantiegegevens kunt u alleen wijzigen door een schriftelijk verzoek daartoe in te dienen bij VECOZO.

Terug naar boven

Patiënten worden afgekeurd omdat ze geen BSN hebben en/of niet zijn verzekerd. Wat moet ik doen?

Op dit moment kunnen alleen patiënten die een BSN hebben en verzekerd zijn in de ION-database worden opgenomen. Het streven is om alle patiënten erin op te nemen. Maar om mensen die geen BSN hebben en/of waarvan de verzekerde status niet is vast te stellen op te kunnen nemen, zijn nog softwareaanpassingen nodig. In de loop van 2009 wordt daaraan gewerkt.
De inschrijftarieven voor deze patiënten kunt u gewoon declareren. Alleen in geval van dubbele declaratie is het niet mogelijk om de inschrijving op basis van de ION-database aan te tonen en moet u een ondertekende verklaring van de betreffende patiënt overleggen.

Terug naar boven

Patiënten die via ION worden aangemeld worden afgekeurd omdat er geen BSN of verzekering kan worden vastgesteld. Via controle op de VECOZO-site vind ik die wel. Hoe kan dat?

Er kunnen verschillen zijn in de VECOZO-database waarop ION controleert en de databases van zorgverzekeraars die rechtstreeks worden geraadpleegd bij een COV-check. Het synchroon houden van deze informatie verschilt per zorgverzekeraar.
Meestal lost het probleem zich op als de betreffende patiënten een paar dagen later opnieuw orden aan gemeld.
Ook het handmatig aanbieden via de VECOZO-website kan het probleem oplossen omdat op die manier een directe controle in de bronbestanden van de zorgverzekeraars plaatsvindt.

Terug naar boven

Patiënten worden afgekeurd met foutcode 999, technische fout. Wat betekent dit?

Afwijzing om technische redenen duidt in 99 procent van de gevallen op een dubbele basisverzekering.
Bij de automatische aanmelding kan en mag het systeem zelf geen keuze maken welke de actieve verzekering moet zijn.
Deze patiënten moeten handmatig worden aangemeld en daarbij moet de keuze voor de actieve verzekering zelf worden gemaakt.
Attendeer patiënten hierop, een dubbele basisverzekering kost handenvol geld.

Terug naar boven

Hoe kan ik controleren hoeveel en welke patiënten op mijn naam staan ingeschreven?

U gaat naar www.vecozo.nl
1. Log in als zorgverlener met uw VECOZO-certificaat
2. Kies Toepassingen
3. Kies ION
4. Kies Zoeken
5. Selecteer het veld AGB-code waarop gefilterd wordt.
6. Kies de AGB-code waarop u wilt controleren.
7. Klik op Zoek.
De op uw naam ingeschreven patiënten worden getoond. Bovenin staat het totaal aantal patiënten. Per keer worden ongeveer 15 mensen getoond. U kunt bladeren via de bladerfunctie onder aan de pagina.
Controleer voor de zekerheid ook de andere zorgverleners- en praktijk-AGB-codes, om te bekijken of er geen patiënten op een van die codes terecht zijn gekomen. Dit gebeurt regelmatig omdat de ION-module en VECOZO-ION-website door elkaar worden gebruikt en door verschillende personen uit een praktijk.

Terug naar boven

Collega’s kregen voor elke aan- en afmelding twee e-mailberichten per patiënt toegezonden. Ik krijg er echter geen bevestiging van. Doe ik iets niet goed?

Sinds 3 december 2008 is de bevestiging van aan- en afmeldingen via e-mailberichten van de baan.
Alleen de mutaties worden nog via notificaties in de mail uitgewisseld. Bij een mutatie krijgt een huisarts wel twee e-mailberichten. Een op het e-mailadres dat is opgegeven bij de certificaataanvraag en een op het e-mailadres van de contactpersoon. Aangezien niet iedereen in beide gevallen een e-mailadres heeft opgegeven, is dit de beste manier om nagenoeg 100 procent van de huisartsen te bereiken voor mutatiemeldingen.
In de toekomst wordt dit teruggebracht tot een e-mailbericht op een door de huisarts in te voeren e-mailadres.

Terug naar boven

Waarom krijg ik voor elke mutatie twee e-mailberichten?

In deze fase kunnen we helaas het ontvangen van dubbele e-mailberichten niet voorkomen. Dit hangt samen met het feit dat niet alle huisartsen of bij het certificaat of bij de contactpersoon een e-mailadres hebben opgegeven. Om toch iedereen te kunnen bereiken sturen we voorlopig de mutatiemeldingen standaard naar beide e-mailadressen.
In de toekomst kunnen huisartsen binnen ION een eigen e-mailadres definiëren.

Terug naar boven

Deelnemende sites